Gastos deducibles por afectación exclusiva: la clave que lo cambia todo
En fiscalidad de autónomos, la afectación exclusiva significa que un bien o servicio se utiliza solo para la actividad económica. No hay uso personal, ni esporádico ni residual. Esta idea no es teórica: condiciona qué puedes deducir, cuánto y cómo lo registras en tu contabilidad. Si el bien se usa exclusivamente para trabajar —piensa en un smartphone dedicado a clientes, o un portátil solo para tu ERP— la deducción en IRPF resulta viable (con su tratamiento contable) y en IVA podrás, en general, practicar la deducción del impuesto soportado cuando exista factura correcta.
Aunque parezca obvio, la Administración no se guía por “declaraciones de intención”, sino por indicios y pruebas. De ahí que la estrategia no sea “comprar y deducir”, sino planificar, documentar y sostener la afectación con evidencias.
IRPF vs. IVA: dos carriles parecidos, reglas distintas
En IRPF, la regla es estricta: para deducir el gasto de un bien de uso potencialmente mixto (como un móvil) debes poder justificar su uso exclusivo en la actividad. Existen excepciones y matices (por ejemplo, la parte de vivienda afecta al despacho y sus suministros), pero la lógica general penaliza el “uso mixto no separable”.
En IVA, el principio es el derecho a deducir el impuesto en la medida en que los bienes y servicios se utilicen en la actividad. Si hay uso mixto, cabe deducir proporcionalmente cuando exista un criterio objetivo y trazable (prorrata, metros, líneas separadas, % de uso profesional razonado). En la práctica, para móviles e Internet, la separación técnica y documental es lo que marca la diferencia.
¿Qué entiende Hacienda por “pruebas” de uso profesional?
No es una lista cerrada, pero cuanto más objetiva, continua y coherente sea la evidencia, mejor:
Factura nominativa a tu nombre/NIF de autónomo, con domicilio fiscal y descripción clara (terminal, línea, tarifa, equipo, licencia).
Separación de medios: línea móvil exclusiva de trabajo (ideal: doble SIM o línea independiente), router/fibra dedicados al despacho, correo y dominios de empresa.
Rastro operativo: registros de llamadas a clientes/proveedores, agenda comercial, CRM, sistema de tickets, facturas emitidas desde ese equipo, copias de seguridad, MDM (gestión de dispositivos).
Criterio estable: si aplicas porcentajes (p. ej., en IVA por uso mixto de Internet), que sea consistente en el tiempo y documentado en una nota interna o política de uso.
Contabilidad limpia: registro en libros, amortización correcta del equipo y coherencia con tus modelos fiscales.
Estas pruebas no se entregan por defecto, pero salvan expedientes cuando llega un requerimiento.
El móvil del autónomo: líneas, terminales y accesorios
El teléfono es el caballo de batalla. Si usas una misma línea para todo (personal y trabajo), en IRPF tendrás difícil justificar la afectación exclusiva. La solución práctica es disponer de dos líneas: una profesional y otra personal. Con doble SIM o un segundo número, blindas la deducción de la línea profesional (y su terminal asociado) en IRPF, y podrás defender en IVA el 100% del impuesto soportado de esa línea.
Cuando solo hay una línea mixta, lo razonable es:
En IRPF: ser muy prudente (la deducción suele ser cuestionada).
En IVA: si puedes demostrar porcentaje de uso profesional con datos (volumen de llamadas a clientes, horarios, informes del operador), podrás prorratear de forma objetiva.
Respecto al terminal (smartphone): si es exclusivo para la actividad (por ejemplo, está inventariado como “Móvil comercial 01”, con número de la empresa y sin apps personales), el gasto o su amortización serán deducibles en IRPF; en IVA, la deducción es defendible en la medida del uso profesional.
Un apunte útil: accesorios (auriculares para llamadas, cargadores, fundas profesionales, soportes de coche para visitas comerciales) y servicios asociados (almacenamiento en la nube, eSIM de viaje de negocios, roaming para ferias) son deducibles si están vinculados a la actividad y constan en factura.
Para que el móvil, el portátil o la fibra “pasen” como gasto del autónomo, lo esencial no es comprarlos: es probar de forma sólida su uso profesional.
Portátil, tablet y periféricos: cómo registrarlos y deducirlos
Con el portátil sucede algo parecido, pero aquí entra la vida útil y la amortización. En términos prácticos:
Si el equipo es de uso exclusivo profesional, lo normal es registrarlo como inmovilizado y amortizarlo según las tablas fiscales aplicables a “equipos para procesos de información” (criterio técnico habitual).
Si el coste es reducido (p. ej., un periférico o un accesorio menor), es frecuente tratarlo como gasto del ejercicio cuando encaja en criterios de escaso valor y materialidad contable razonable.
Los periféricos (monitor, teclado, ratón, docking, impresora) siguen la misma pauta: factura correcta, afectación exclusiva y, si procede, amortización.
Para software (ofimática, ERP, CRM, diseño, antivirus, copias de seguridad), las suscripciones mensuales/anuales son gasto deducible cuando son necesarias para tu actividad; en IVA, su deducción se rige por el mismo principio de utilización profesional.
Internet y fibra en la vivienda: la regla del 30% sobre la proporción afectada
Si trabajas desde casa y tienes declarado un espacio afecto (por ejemplo, un despacho de 12 m² en una vivienda de 60 m² = 20%), los suministros (luz, agua, gas e Internet) pueden deducirse en IRPF aplicando la fórmula legal:
Deducción = 30% × (proporción de metros afectos).
En el ejemplo, 30% × 20% = 6% de las facturas de suministros. Es una regla específica para gastos de vivienda afectada a la actividad.
En IVA, la película cambia: si puedes tener una línea de Internet separada para el despacho (router y contrato a nombre del autónomo y con uso profesional), la deducción del IVA es defendible en un porcentaje muy superior al de IRPF, incluso 100% cuando la afectación está bien documentada. Si solo hay una línea doméstica para todo, lo prudente es justificar un porcentaje objetivo de uso profesional para el IVA y aplicar la regla del 30% en IRPF.
Preguntas frecuentes
En IRPF es complicado si no hay exclusividad; la solución es línea profesional separada. En IVA, puedes defender un porcentaje si lo justificas con datos.
La mezcla personal mina la exclusividad. Lo prudente es tener un equipo afecto a la actividad y dejar otro para uso personal.
En IRPF, aplica la regla 30% × m² afectos de vivienda. En IVA, si tienes línea separada para el despacho, la deducción puede ser muy alta (incluso 100%) con buena prueba.
Si es un equipo con vida útil, lo normal es amortizar. Accesorios de importe bajo pueden ir como gasto del ejercicio, según criterio contable y fiscal razonable.
En IRPF probablemente no “pase”; en IVA podrías prorratear si demuestras uso profesional. Lo óptimo: segunda línea o dual SIM.
No. La factura debe ir a tu NIF y datos. Sin eso, la deducción cojea y suele ser rechazada.
Cómo Asesoría Castro Urdiales puede ayudarte
En Asesoría Castro Urdiales sabemos que deducir mal el móvil, el portátil o Internet puede acabar en gastos rechazados, IVA no deducible y regularizaciones. Te guiamos para acreditar la afectación exclusiva y el uso profesional: línea móvil separada o dual SIM, facturas a tu NIF, router/SSID dedicados, inventario de equipos y política de uso. Definimos el tratamiento correcto en IRPF (exclusividad y regla del 30% × metros en vivienda) y en IVA (100% o prorrata justificada), y fijamos la amortización adecuada de equipos y software. Montamos el dossier probatorio (libros, CRM, registros de llamadas, etiquetado de dispositivos) y alineamos tu contabilidad con 303/130/131. Si hay requerimiento, preparamos alegaciones con criterios estables. Objetivo: que deduzcas lo que corresponde, sin riesgos y con trazabilidad impecable.
No dudes en ponerte en contacto con nosotros para resolver cualquier duda.
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